Datenschutzhinweise mit der Jhcon Datenschutzberatung Information zur Erhebung personenbezogener Daten gemäß Artikel 13, 14 und 21 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) 1. Verantwortlicher Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Online-Meetings ist verantwortlich: Jhcon Datenschutzberatung, Königstraße 50 a, 30175 Hannover, info@jhcon.de. 2. Ihre Rechte Sie haben das Recht auf: • Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) • Berichtigung der Daten, wenn sie fehlerhaft, veraltet oder in sonstiger Weise unrichtig sind (Art. 16 DSGVO) • Löschung, wenn die Speicherung unzulässig ist, der Zweck der Verarbeitung erfüllt und die Speicherung daher nicht mehr erforderlich ist oder Sie eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten widerrufen (Art. 17 DSGVO) • Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 lit. a) bis d) DSGVO genannten Voraussetzungen gegeben ist • Datenübertragbarkeit der bereitgestellten, Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 20 DSGVO) • Widerruf einer erteilten Einwilligung, wobei der Widerruf die Rechtmäßigkeit der bis dahin aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt. 3. Widerspruch Haben Sie für die Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung erteilt (Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO, besteht das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Auch anderen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse i. S. d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO stützen, können Sie nach Art. 21 DSGVO gegenüber uns aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation für Sie ergeben, jederzeit unter Angabe dieser Gründe widersprechen. Wir werden die personenbezogenen Daten im Falle eines begründeten Widerspruchs grundsätzlich nicht mehr für die betreffenden Zwecke verarbeiten und die Daten löschen, es sei denn, wir können zwingende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, welche Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Für Anliegen in dieser Art wenden Sie sich bitte an die o. g. Adresse. Datenschutzhinweise für Online-Meetings über Microsoft TEAMS Zweck und Umfang der Datenverarbeitung Wir nutzen „Microsoft TEAMS“, um Online-Meetings durchzuführen. Dabei werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Kommunikation zu ermöglichen und ggf. Inhalte zu dokumentieren (z. B. durch Aufzeichnung oder Transkription). Verarbeitete Daten: • Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. Profilbild • Meeting-Metadaten (Datum, Dauer, Teilnehmer) • Audio-/Video-Daten bei aktivierter Kamera/Mikrofon • Texteingaben im Chat • Verbindungsdaten (IP-Adresse, Geräteinformationen) Hinweis: Bei aktivierter Transkription wird das gesprochene Wort automatisch in Text umgewandelt. Falls zusätzlich Microsoft Copilot (KI) verwendet wird, erfolgt eine Analyse und Zusammenfassung der Inhalte. Aufzeichnung & Transkription Eine Aufzeichnung oder Transkription erfolgt nur, wenn: • alle Teilnehmenden vorab informiert werden • und ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie werden bei Einladung oder zu Beginn des Meetings über eine geplante Aufzeichnung informiert. Die Teilnahme ist freiwillig. Die Zustimmung kann im Chat oder mündlich dokumentiert werden. Ohne Ihre Zustimmung erfolgt keine Aufzeichnung. Transkripte und Aufzeichnungen werden nach spätestens 120 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlagen • § Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation und Zusammenarbeit • § Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung bei Aufzeichnung oder Transkription Empfänger und Auftragsverarbeitung Microsoft Ireland Operations Ltd. ist unser Dienstleister im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Eine Datenübermittlung außerhalb der EU kann erfolgen, z. B. an Microsoft Corporation (USA), mit geeigneten Garantien (Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Datenschutzhinweise für Kunden und Geschäftspartner Welche Quellen und Daten nutzen wir? Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die wir aus den vorvertraglichen und vertraglichen Maßnahmen zur Abwicklung unserer Geschäftsbeziehungen mit Ihnen erheben. Konkret werden geschäftliche Kontaktdaten der Ansprechpartner bei unseren Kunden und sonstigen Geschäftspartnern verarbeitet. Handelt es sich bei Kunden und Geschäftspartnern um natürliche Personen, werden bei der Realisierung des Geschäftsbetriebes auch Kontoverbindungsdaten verarbeitet. Zweck der Verarbeitung In der Firma Jhcon Datenschutzberatung werden einige wenige Ihrer personenbezogenen Daten, die sich zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen ergeben, verarbeitet. Deshalb werden dazu lediglich der Name und die geschäftlichen Kontaktdaten verarbeitet. Die rechtliche Grundlage dazu bildet Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS- GVO. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Kundenbetreuung nehmen wir aufgrund Ihrer Einwilligung bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses in Abwägung des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten vor. Die rechtliche Grundlage dazu bilden Art. 6 Abs. 1 a und f DS-GVO. Wer bekommt Ihre Daten? Ihre Daten geben wir nicht an unberechtigte Dritte weiter. Es werden jedoch im erforderlichen Umfang Daten im Rahmen der Vertragsabwicklung mit natürlichen Personen an • Finanzunternehmen (z. B. Überweisungen) • öffentliche Stellen (Finanzamt) • externe Auftragnehmer entsprechend Art. 28 DS-GVO mitgeteilt. Werden Ihre Daten an ein Drittland oder internationale Organisationen übermittelt? Die Datenübermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder internationale Organisationen ist nicht vorgesehen. Wie lange speichern wir Ihre Daten? Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die sich beispielsweise aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Sofern Daten hiervon nicht betroffen sind, werden sie gelöscht, wenn die Zweckbestimmung entfällt. April 2025 .

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